Hòa Vang giải pháp tích hợp quy trình (2 trong 1) thủ tục tiếp nhận giải quyết hồ sơ công dân trong lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn huyện.

        Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận, hoặc ghi vào sổ các sự kiện hộ tịch của cá nhân nhằm xác định tình trạng nhân thân của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước công nhận, bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và thực hiện quản lý về dân cư, phục vụ phát triển Kinh tế - xã hội của đất nước. Các sự kiện hộ tịch cơ bản của mỗi cá nhân được đăng ký và quản lý trong sổ hộ tịch bao gồm: Khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, xác định cha, mẹ, con v.v..

          Niêm yết các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của UBND huyện Hòa Vang

        Trong những năm qua, việc thực hiện đăng ký và quản lý hộ tịch tại huyện Hòa Vang được thực hiện một cách nhiêm túc, việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hộ tịch của công dân được đảm bảo đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật về hộ tịch và bộ thủ tục của Ủy ban nhân dân thành phố. Theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch; Bộ thủ tục của Ủy ban nhân thành phố quy định rõ thẩm quyền của phòng Tư pháp trong việc tham mưu lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện các nhiệm vụ trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn huyện và trực tiếp tiếp nhận và tham mưu lãnh đạo một số nội dung liên quan đến giải quyết hồ sơ cho công dân như: Cấp lại bản chính Giấy khai sinh; thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; Điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác (không phải là sổ khai sinh và bản chính Giấy khai sinh).

       Để giải quyết hồ sơ nhanh chóng cho công dân đồng thời giảm bớt số lần đi lại của công dân, phòng Tư pháp đã tham mưu lãnh đạo UBND huyện tích hợp quy trình thủ tục tiếp nhận giải quyết hồ sơ cho công dân đối với hai thủ tục: Cấp lại bản chính Giấy khai sinh và Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trên địa bàn huyện Hòa Vang. Mục đích của việc tích hợp là giải quyết hồ sơ của công dân nhanh hơn, giảm 40% thời gian hẹn, giảm 50% số lần đi lại của công dân đối với 02 thủ tục này.

Cán bộ đang tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho tổ chức và công dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

        Nội dung tích hợp cụ thể:

      Trong phạm vi bài viết này tôi xin được trình bày nội dung tích hợp này đã góp phần giảm bớt thời gian, công sức cho nhân dân khi thực hiện thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch (sau đây gọi tắt là thay đổi, cải chính) đối với trường hợp người thực hiện thay đổi, cải chính không có bản chính giấy khai sinh hoặc bản chính giấy khai sinh bị cũ, rách không đảm bảo cho việc ghi chú sau khi được thay đổi, cải chính theo đúng quy định.

        Thủ tục cấp lại bản chính giấy khai sinh và thủ tục thay đổi, cải chính là hai trong số các thủ tục về hộ tịch thuộc chuyên môn của phòng Tư pháp. Cụ thể quy trình của thủ tục:

       - Đối với cấp lại bản chính giấy khai sinh: Công dân hoàn thành hồ sơ theo hướng dẫn và nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND huyện, thời gian giải quyết là 02 ngày làm việc, sau khi đến ngày hẹn công dân đến tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để nhận kết quả là bản chính Giấy khai sinh.

       -  Đối với hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, theo quy định tại Bộ thủ tục thành phần hồ sơ cần phải có bản chính Giấy khai sinh và thời gian hẹn cho thủ tục này là 3 ngày làm việc. 

        Như vậy, một người dân làm cả hai thủ tục này phải mất ít nhất hai lần đến cơ quan có thẩm quyền, thời gian chờ trả kết quả là 5 ngày (trường hợp phải xác minh thì mất 9 ngày).

          Khi áp dụng nhận hồ sơ tích hợp thì thủ tục được rút ngắn như sau:

        - Hướng dẫn công dân nộp hồ sơ yêu cầu Cấp lại bản chính giấy khai sinh và hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cùng một lúc và thời gian hẹn chỉ 03 ngày (bằng thời gian của thủ tục thay đổi, cải chính), khi đó, thời gian giảm đi 02 ngày, tức giảm 40% thời gian so với làm tách riêng từng thủ tục một và bớt một lần đi lại của công dân, tức giảm % số lần đi lại của công dân.

        - Sau khi tiếp nhận, cán bộ tham mưu cũng sẽ tham mưu cùng lúc hai việc: cấp lại bản chính giấy khai sinh và quyết định cho phép thay đổi, cải chính cho lãnh đạo UBND huyện ký ban hành. Khi nhận kết quả từ lãnh đạo huyện, phòng Tư pháp sẽ thực hiện ghi chú việc thay đổi, cải chính vào giấy khai sinh mới được cấp theo quy định về ghi chép sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch trước khi trả cho công dân.

        Kết quả thực hiện việc tích hợp

        Khi áp dụng giải pháp tích hợp quy trình tiếp nhận giải quyết hồ sơ này công dân chỉ cần nộp hồ sơ một lần và sẽ cho ra hai kết quả theo đúng quy định của bộ thủ tục, sẽ giảm số lần đi lại của công dân đồng thời nhanh hơn 02 ngày theo quy định. Từ ngày thực hiện tiếp nhận tích hợp hai quy trình hồ sơ về cấp lại bản chính giấy khai sinh và thay đổi, cải chính đến nay, phòng Tư pháp đã tiếp nhận và xử lý 203 hồ sơ hộ tịch về thay đổi, cải chính và cấp lại bản chính giấy khai sinh cùng lúc. Tính ra đã tiết kiệm được 406 ngày và 203 lần đến cơ quan nhà nước, đây là một khối lượng lớn thời gian và công sức đi lại của công dân.

        Đối với công dân khi thực hiện thủ tục này rất hài khi được giải thích cặn kẽ về thủ tục và lợi ích của việc nộp gộp hai hồ sơ cùng lúc mang lại.

        Ưu điểm của giải pháp này là cán bộ chuyên môn hiểu sâu về lĩnh vực mình phụ trách nên kiểm soát hồ sơ cũng như hướng dẫn cho người dân được tốt hơn. Qua đó đã giải quyết kịp thời và nhanh chóng hồ sơ công dân, giảm bớt phiền hà,  không phải đi nhiều lần, chờ đợi lâu cho công dân, tạo niềm tin của công dân về nền hành chính ngày càng được cải thiện phục vụ tốt công dân. Có thể khẳng định rằng với kết quả đạt được trong việc thực hiện tiếp nhận tích hợp hồ sơ trong lĩnh vực hộ tịch đã góp phần vào việc cải cách quy trình thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, xây dựng nền hành chính thân thiện, gần dân ở huyện Hoà Vang trong thời gian qua.

        Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận, hoặc ghi vào sổ các sự kiện hộ tịch của cá nhân nhằm xác định tình trạng nhân thân của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước công nhận, bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và thực hiện quản lý về dân cư, phục vụ phát triển Kinh tế - xã hội của đất nước. Các sự kiện hộ tịch cơ bản của mỗi cá nhân được đăng ký và quản lý trong sổ hộ tịch bao gồm: Khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, xác định cha, mẹ, con v.v..

       Bảng niêm yết các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của UBND huyện Hòa Vang

      Trong những năm qua, việc thực hiện đăng ký và quản lý hộ tịch tại huyện Hòa Vang được thực hiện một cách nhiêm túc, việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hộ tịch của công dân được đảm bảo đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật về hộ tịch và bộ thủ tục của Ủy ban nhân dân thành phố. Theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch; Bộ thủ tục của Ủy ban nhân thành phố quy định rõ thẩm quyền của phòng Tư pháp trong việc tham mưu lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện các nhiệm vụ trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn huyện và trực tiếp tiếp nhận và tham mưu lãnh đạo một số nội dung liên quan đến giải quyết hồ sơ cho công dân như: Cấp lại bản chính Giấy khai sinh; thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; Điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác (không phải là sổ khai sinh và bản chính Giấy khai sinh).

        Để giải quyết hồ sơ nhanh chóng cho công dân đồng thời giảm bớt số lần đi lại của công dân, phòng Tư pháp đã tham mưu lãnh đạo UBND huyện tích hợp quy trình thủ tục tiếp nhận giải quyết hồ sơ cho công dân đối với hai thủ tục: Cấp lại bản chính Giấy khai sinh và Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trên địa bàn huyện Hòa Vang. Mục đích của việc tích hợp là giải quyết hồ sơ của công dân nhanh hơn, giảm 40% thời gian hẹn, giảm 50% số lần đi lại của công dân đối với 02 thủ tục này.

       Cán bộ đang tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho tổ chức và công dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

        Nội dung tích hợp cụ thể:

       Trong phạm vi bài viết này tôi xin được trình bày nội dung tích hợp này đã góp phần giảm bớt thời gian, công sức cho nhân dân khi thực hiện thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch (sau đây gọi tắt là thay đổi, cải chính) đối với trường hợp người thực hiện thay đổi, cải chính không có bản chính giấy khai sinh hoặc bản chính giấy khai sinh bị cũ, rách không đảm bảo cho việc ghi chú sau khi được thay đổi, cải chính theo đúng quy định.

        Thủ tục cấp lại bản chính giấy khai sinh và thủ tục thay đổi, cải chính là hai trong số các thủ tục về hộ tịch thuộc chuyên môn của phòng Tư pháp. Cụ thể quy trình của thủ tục:

       - Đối với cấp lại bản chính giấy khai sinh: Công dân hoàn thành hồ sơ theo hướng dẫn và nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND huyện, thời gian giải quyết là 02 ngày làm việc, sau khi đến ngày hẹn công dân đến tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để nhận kết quả là bản chính Giấy khai sinh.

        -  Đối với hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, theo quy định tại Bộ thủ tục thành phần hồ sơ cần phải có bản chính Giấy khai sinh và thời gian hẹn cho thủ tục này là 3 ngày làm việc. 

       Như vậy, một người dân làm cả hai thủ tục này phải mất ít nhất hai lần đến cơ quan có thẩm quyền, thời gian chờ trả kết quả là 5 ngày (trường hợp phải xác minh thì mất 9 ngày).

        Khi áp dụng nhận hồ sơ tích hợp thì thủ tục được rút ngắn như sau:

        - Hướng dẫn công dân nộp hồ sơ yêu cầu Cấp lại bản chính giấy khai sinh và hồ sơ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cùng một lúc và thời gian hẹn chỉ 03 ngày (bằng thời gian của thủ tục thay đổi, cải chính), khi đó, thời gian giảm đi 02 ngày, tức giảm 40% thời gian so với làm tách riêng từng thủ tục một và bớt một lần đi lại của công dân, tức giảm % số lần đi lại của công dân.

        - Sau khi tiếp nhận, cán bộ tham mưu cũng sẽ tham mưu cùng lúc hai việc: cấp lại bản chính giấy khai sinh và quyết định cho phép thay đổi, cải chính cho lãnh đạo UBND huyện ký ban hành. Khi nhận kết quả từ lãnh đạo huyện, phòng Tư pháp sẽ thực hiện ghi chú việc thay đổi, cải chính vào giấy khai sinh mới được cấp theo quy định về ghi chép sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch trước khi trả cho công dân.

         Kết quả thực hiện việc tích hợp

         Khi áp dụng giải pháp tích hợp quy trình tiếp nhận giải quyết hồ sơ này công dân chỉ cần nộp hồ sơ một lần và sẽ cho ra hai kết quả theo đúng quy định của bộ thủ tục, sẽ giảm số lần đi lại của công dân đồng thời nhanh hơn 02 ngày theo quy định. Từ ngày thực hiện tiếp nhận tích hợp hai quy trình hồ sơ về cấp lại bản chính giấy khai sinh và thay đổi, cải chính đến nay, phòng Tư pháp đã tiếp nhận và xử lý 203 hồ sơ hộ tịch về thay đổi, cải chính và cấp lại bản chính giấy khai sinh cùng lúc. Tính ra đã tiết kiệm được 406 ngày và 203 lần đến cơ quan nhà nước, đây là một khối lượng lớn thời gian và công sức đi lại của công dân.

        Đối với công dân khi thực hiện thủ tục này rất hài khi được giải thích cặn kẽ về thủ tục và lợi ích của việc nộp gộp hai hồ sơ cùng lúc mang lại.

       Ưu điểm của giải pháp này là cán bộ chuyên môn hiểu sâu về lĩnh vực mình phụ trách nên kiểm soát hồ sơ cũng như hướng dẫn cho người dân được tốt hơn. Qua đó đã giải quyết kịp thời và nhanh chóng hồ sơ công dân, giảm bớt phiền hà,  không phải đi nhiều lần, chờ đợi lâu cho công dân, tạo niềm tin của công dân về nền hành chính ngày càng được cải thiện phục vụ tốt công dân. Có thể khẳng định rằng với kết quả đạt được trong việc thực hiện tiếp nhận tích hợp hồ sơ trong lĩnh vực hộ tịch đã góp phần vào việc cải cách quy trình thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, xây dựng nền hành chính thân thiện, gần dân ở huyện Hoà Vang trong thời gian qua.